Information Policy امکانات جالبی را برای مدیریت لیستها و کتابخانه ها در اختیار ما قرار می دهد اما معمولا کمتر به آن توجه می شود. از جمله موارد کاربردی این بخش می توان به تنظیمات Retention ها اشاره کرد.
برای دسترسی به تنظیمات Policy از قسمت List setting و سپس بخش Information Policy Management Setting :
اما Retention ها چه قابلتیهایی دارد؟
-
امکان حدف موقت آیتم
-
امکان حذف دائم آیتم
-
ارسال آیتم به محلی دیگر
-
شروع یک گردش کار !(موردی که در این پست به آن خواهم پرداخت)
-
امکان ایجاد وقفه برای حذف یا سایر امکانات این بخش (Skip to Next stage)
-
ایجاد رکوردی برای آیتم در رکورد سنتر
-
حذف ورژنهای پیش نویس
-
حذف تمام ورژنها
تمام موارد فوق بعد از مدت زمان مشخصی که در قسمت Event وارد می کنیم انجام می شود.
و اما ارسال ایمیل یادآوری وظایف با استفاده از Retention:
ابتدا با استفاده از Sharepoint Designer گردش کار ساده ای از نوع List Workflow ایجاد می کنیم که بر روی لیست وظایف ارسال ایمیل را انجام دهد.
سپس در لیست وظایف سیاست جدیدی از نوع Retention تعریف می کنیم که بعد از گذشت مثلاً 2 روز از مهلت انجام وظایف گردش کار ارسال ایمیل را شروع کند:
در بخش تکرار می توانید ارسال ایمیل وظیفه را تا سالها تکرار کنید (برای مدیران از این گزینه به هیچ عنوان استفاده نکنید )
به نقل از pspcommunity.org ، نویسنده مژگان بهروان
